Dos de las normas más revisadas por la STPS en las inspecciones a empresas con más de 50 empleados no son la NOM-151 ni el Aviso SAT — son la NOM-035 (factores de riesgo psicosocial) y la NOM-037 (teletrabajo). Muchas organizaciones tienen políticas redactadas, pero no tienen la documentación correcta ni un lugar centralizado donde almacenarla. Cuando llega la inspección, el problema se vuelve evidente.
Este artículo explica qué exige cada norma, qué documentos hay que conservar y cómo el expediente digital simplifica el cumplimiento sostenible en el tiempo.
NOM-035-STPS-2018: factores de riesgo psicosocial en el trabajo
La NOM-035 entró en vigor el 23 de octubre de 2019 (Fase I) y el 23 de octubre de 2020 (Fase II). No es una norma nueva, pero sigue siendo uno de los incumplimientos más frecuentes porque requiere un proceso continuo, no un trámite de una sola vez.
¿A quién aplica y qué fase?
- Hasta 15 trabajadores: obligaciones básicas — política de prevención de riesgos psicosociales y mecanismo de denuncia.
- 16 a 50 trabajadores: Fase I completa — política, identificación de trabajadores expuestos a acontecimiento traumático severo y medidas de control.
- Más de 50 trabajadores: Fase II completa — todo lo anterior más evaluación formal del entorno organizacional con los cuestionarios validados por la STPS.
Documentación que exige la STPS en una inspección (Fase II)
- Política de prevención de riesgos psicosociales — firmada por el representante legal y difundida a todos los trabajadores. Debe quedar evidencia de que cada empleado la recibió y leyó.
- Identificación y análisis de factores de riesgo — aplicación de los cuestionarios validados: Cuestionario para identificar trabajadores expuestos a acontecimiento traumático severo y la Guía de referencia II para evaluar el entorno organizacional.
- Medidas de control implementadas — plan de acción documentado con responsable, fecha y evidencia de ejecución.
- Programa de promoción de un entorno organizacional favorable — incluye acciones de liderazgo, comunicación, trabajo en equipo y equilibrio trabajo-vida.
- Constancias de información y capacitación — evidencia de que los mandos medios y trabajadores recibieron formación sobre factores de riesgo psicosocial. Este es el punto donde más fallan las empresas.
- Práctica de exámenes médicos — para trabajadores expuestos a factores de riesgo psicosocial, con constancia de resultado.
Punto crítico: La constancia de que cada trabajador recibió la capacitación NOM-035 necesita firma del empleado. Sin esa firma con validez legal, el inspector puede considerar que la capacitación no ocurrió. Aquí es donde el expediente digital con firma electrónica elimina el problema.
NOM-037-STPS-2023: teletrabajo
La NOM-037 entró en vigor el 5 de diciembre de 2023. Aplica a toda modalidad de teletrabajo donde el trabajador presta sus servicios desde un lugar distinto al centro de trabajo habitual, usando tecnología de la información y comunicación, de manera regular (no eventual).
Qué exige la NOM-037
A diferencia de NOM-035, NOM-037 genera documentos individuales por cada teletrabajador:
- Acuerdo escrito de teletrabajo — debe detallar el lugar de trabajo acordado, el equipo que provee el empleador, los gastos de conectividad y ergonomía a cargo de la empresa, el horario, y la cláusula de reversibilidad. Este acuerdo es un addendum al contrato individual.
- Lista de equipo y materiales entregados — con firma de recepción del trabajador. Si el empleador provee computadora, silla, monitor: debe quedar documentado.
- Verificación de las condiciones del lugar de teletrabajo — la empresa debe comprobar que el lugar cumple condiciones ergonómicas y de seguridad. Generalmente se realiza vía checklist autollenado por el trabajador y validado por el empleador.
- Aviso de cambio de lugar de teletrabajo — si el trabajador cambia de domicilio o lugar de trabajo, debe notificarlo al empleador con evidencia escrita.
- Constancia del derecho a la desconexión digital — el empleado debe recibir y firmar la política de desconexión digital establecida por la empresa.
Qué cubre el empleador y cómo documentarlo
La NOM-037 establece que el empleador debe cubrir o compensar: internet, electricidad proporcional, equipo de cómputo, silla ergonómica y los costos derivados del uso del espacio personal. Las empresas deben documentar el mecanismo de compensación — ya sea un pago fijo mensual o el reembolso de facturas. Ese comprobante debe quedar en el expediente del colaborador.
Riesgo práctico: Muchas empresas firmaron sus acuerdos de teletrabajo en 2021-2022 bajo la Ley Teletrabajo (antes de NOM-037) y nunca los actualizaron. Esos acuerdos no contemplan todos los requisitos de la NOM. Si hay una inspección, son insuficientes.
El expediente digital como sistema de compliance para ambas NOMs
El problema de NOM-035 y NOM-037 no es entenderlas — es gestionarlas de manera sostenida para cientos o miles de empleados. Una empresa con 2,000 trabajadores puede tener 500 teletrabajadores, 20 rotaciones mensuales y cuestionarios NOM-035 que vencen cada año. Sin un sistema, el compliance se vuelve caótico.
Cómo el expediente digital resuelve esto
- Firma electrónica por flujo: el acuerdo de teletrabajo NOM-037 se envía al colaborador al momento del onboarding o al cambiar a modalidad remota. El empleado firma desde su celular o computadora. La firma queda con sello de tiempo NOM-151 en el expediente.
- Capacitaciones con acuse: los cursos NOM-035 (factores de riesgo psicosocial, liderazgo saludable) se asignan a grupos de empleados con un acuse de lectura y firma. Cuando el inspector llega, la evidencia está disponible en segundos, filtrable por empleado, área o fecha.
- Alertas de vencimiento: los cuestionarios NOM-035 tienen periodicidad anual. El sistema genera alertas antes de que venza la evaluación para garantizar que todos los empleados sean evaluados a tiempo.
- Checklist de condiciones de teletrabajo: el colaborador completa el formulario de verificación ergonómica directamente en el portal. El resultado queda vinculado a su expediente con fecha de respuesta.
"En nuestra última inspección de STPS entregamos la evidencia de NOM-035 de 1,400 colaboradores en menos de diez minutos. Antes tardábamos días buscando papeles firmados en carpetas físicas." — Responsable de Cumplimiento, empresa de manufactura automotriz con operaciones en tres estados.
Checklist de cumplimiento NOM-035 + NOM-037
Antes de cualquier inspección, verifica que tengas estos elementos en el expediente de cada empleado relevante:
- Política de prevención firmada y con acuse individual
- Resultado de cuestionario NOM-035 (actualizado en los últimos 12 meses)
- Constancias de capacitación NOM-035 firmadas
- Plan de acción con evidencia de ejecución (si se detectaron factores de riesgo)
- Acuerdo de teletrabajo NOM-037 actualizado (si aplica)
- Inventario de equipo entregado con firma de recepción
- Checklist ergonómico del lugar de teletrabajo
- Política de desconexión digital firmada
- Comprobante del mecanismo de compensación de gastos
Conclusión
NOM-035 y NOM-037 no son un trámite anual: son un proceso vivo que genera documentos por cada empleado, en cada cambio de modalidad, con renovación periódica. La diferencia entre una empresa que pasa la inspección sin incidencias y una que recibe multas suele estar en si tiene o no un sistema que gestione este flujo de manera automática.
Un expediente digital con firma electrónica, gestión de capacitaciones y alertas de vencimiento transforma el compliance de NOM-035 y NOM-037 de una carga administrativa en un proceso rutinario. Y cuando llegue la inspección, toda la evidencia está disponible en segundos.