Política de Privacidad

En Rokisoft valoramos tu privacidad y asumimos el compromiso de orientar nuestros recursos y dirección hacia el eficaz cumplimiento de la legislación de protección de datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo capturamos y usamos tus datos personales para la gestión de recursos humanos de nuestros clientes.

¿Quiénes somos?

Rokisoft es una plataforma de gestión del talento humano que opera en varios países de Latinoamérica tales como Argentina, México, Perú, Uruguay, Chile, Colombia, Ecuador, Brasil, y otros, con el objetivo de proporcionar soluciones digitales integrales para dicha gestión.

Las entidades legales que operan bajo la marca comercial Rokisoft en cada país son:
Argentina: Rocket HR S.A. | México: Apolo HR S.A. de C.V. | Perú: Rokisoft Perú S.A.C.
Para otros países, o para solicitar datos societarios completos y representación legal, por favor contactar a privacy@rokisoft.com o por medio de nuestros canales comerciales.

Nuestro rol en el tratamiento de tus datos

Rokisoft actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales procesados en la plataforma, mientras que nuestros clientes actúan como Responsables del Tratamiento, al determinar las finalidades y medios del procesamiento. Rokisoft procesa los datos únicamente bajo instrucciones del cliente y para la prestación del servicio contratado.

¿Por qué tratamos tus datos?

Tratamos tus datos personales para ofrecerte nuestros servicios en la nube a través de la plataforma SaaS Rokisoft, siguiendo los mandatos de nuestros clientes y partners. Esto incluye, pero no se limita a:

• La ejecución de la relación contractual entre el titular y el empleador.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables.
• El consentimiento del titular cuando así lo exija la normativa vigente, especialmente en el caso de datos sensibles o biométricos.
• El interés legítimo relacionado con la seguridad y mejora del servicio.
• La mejora continua de la plataforma mediante tecnologías de automatización e inteligencia artificial, incluyendo el entrenamiento de modelos y agentes orientados a optimizar los procesos de gestión del talento humano de nuestros clientes. Este tratamiento se realiza de forma agregada y con medidas de anonimización cuando sea posible, siendo el cliente empleador el Responsable del Tratamiento que determina y comunica a sus colaboradores las condiciones de uso de la plataforma.

Lo anterior no excluye la obligación de nuestros clientes y partners de contar con sus propias políticas de privacidad y mecanismos que garanticen el adecuado cumplimiento de las leyes de protección de datos que les resulten de aplicación.

Validación de identidad y firma electrónica

Rokisoft implementa mecanismos de validación de identidad mediante la recopilación y verificación de documentos oficiales, con la finalidad de habilitar el uso de la firma electrónica dentro de la plataforma. La firma electrónica generada es de uso exclusivo del colaborador, se encuentra asociada de manera única a su identidad y solo puede ser utilizada dentro del entorno de Rokisoft.

Las validaciones realizadas por la plataforma constituyen herramientas de apoyo, siendo cualquier decisión vinculada a la relación laboral adoptada por los clientes bajo su exclusiva responsabilidad y cuando corresponda conforme a la legislación aplicable, el titular podrá solicitar la revisión de decisiones adoptadas con base en procesos automatizados.

En el caso particular de México

Para los documentos firmados en México, Rokisoft podrá aplicar mecanismos adicionales de conservación de mensajes de datos, incluyendo constancias emitidas por Proveedores de Servicios de Certificación (PSC) autorizados, conforme al Código de Comercio, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y la NOM-151-SCFI-2016, con el objetivo de preservar la integridad y la validez jurídica de los documentos electrónicos.

¿Qué tipo de datos personales procesamos?

Procesamos diversos tipos de datos personales, incluyendo:

• Datos de Identificación: Nombre, apellido, documento y/o cédula de identidad, fecha de nacimiento, género, estado civil, nacionalidad, país de residencia.
• Datos de contacto: Dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal.
• Datos Laborales: Información de empleo, historial laboral, referencias personales y laborales.
• Datos de Uso de la Plataforma: Preferencias de usuario, historial de acceso, reportes de uso.
• Datos especialmente protegidos: Limitamos el tratamiento de datos sensibles a los escenarios en que sea estrictamente necesaria su recolección y/o tratamiento, cuando hayas dado tu consentimiento explícito o cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones en el ejercicio de derechos específicos y/o en función de proteger tus intereses vitales o de tus personas a cargo.
• Podremos procesar datos sensibles con fines de medicina preventiva y/o laboral, tales como datos relativos a tu salud, como valoraciones médicas, certificaciones y/o autorizaciones médicas, bajas por enfermedad. También podremos procesar tu afiliación sindical y en algunos casos, podremos procesar información biométrica. Ten en cuenta que alguno o todos estos datos pueden no ser considerados sensibles en tu país.

En algunos casos, también podremos procesar información biométrica, como imágenes faciales, para validar tu identidad mediante tecnologías de comparación de imagen, como el cotejo entre una foto de perfil y documentos oficiales cargados en la plataforma.

Este tratamiento se realiza únicamente para fines de autenticación y/o uso de firma electrónica dentro del sistema, y bajo medidas de seguridad adecuadas. Se efectúa bajo las instrucciones del cliente y conforme a la normativa aplicable.

Rokisoft aplica los principios de necesidad, proporcionalidad y minimización de datos, limitando el tratamiento a lo estrictamente necesario para la prestación del servicio.

¿Cómo recopilamos tus datos?

Recopilamos tus datos personales de varias formas, incluyendo:

• Directamente de ti: Cuando te registras en nuestra plataforma o utilizas nuestros servicios, ten en cuenta que podremos solicitar que cargues documentos oficiales para validar tu identidad y habilitar ciertas funciones dentro de la plataforma.
• De nuestros clientes y partners: Quienes nos proporcionan tus datos en el contexto de la gestión de recursos humanos.
• Automáticamente: A través del uso de cookies y tecnologías similares para monitorear tu actividad en nuestra plataforma.

¿Con quién compartimos tus datos?

Podemos compartir tus datos personales únicamente con proveedores de servicios que nos apoyan en la gestión de nuestros servicios. Estos proveedores están autorizados a usar tus datos personales solo en la medida necesaria para brindar los servicios que hemos contratado y que son esenciales para cumplir con nuestros compromisos con nuestros clientes y partners. Esto incluye, pero no se limita a:

• Servicios de infraestructura tecnológica
• Almacenamiento de datos
• Procesamiento de nómina
• Otros servicios relacionados con la gestión de recursos humanos
• Autoridades gubernamentales en cumplimiento de obligaciones legales

En ningún caso tus datos personales serán utilizados por nuestros proveedores para otros fines, como marketing y/o ventas.

Al seleccionar nuestros proveedores, partners y socios, exigimos que cumplan con un estándar de protección de datos equivalente o superior al de Rokisoft y que se encuentren ubicados en países que ofrezcan un adecuado nivel de protección de datos.

Todo contrato de Rokisoft con un tercero y/o proveedor (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) en el que exista tratamiento de datos personales incluirá un acuerdo de confidencialidad y/o anexo que detalla los compromisos y obligaciones para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información personal.

En cumplimiento con las obligaciones legales, solo compartiremos tus datos personales con autoridades gubernamentales cuando sea requerido por ley, regulaciones aplicables o en respuesta a procesos legales. Nos aseguramos de que cualquier transferencia de datos personales a estas autoridades se realice de manera segura y en cumplimiento con las normativas de protección de datos aplicables.

¿Cuánto tiempo conservamos tus datos?

Conservamos tus datos personales durante toda la vigencia de la relación comercial con nuestros clientes y/o partners. Los plazos de conservación están determinados por las instrucciones del cliente, los compromisos contractuales asumidos y las obligaciones legales aplicables en cada jurisdicción.

Una vez finalizada la prestación de servicios, los datos son exportados y restituidos a nuestros clientes y/o partners para que puedan cumplir con sus propias obligaciones legales de conservación. Posteriormente, los datos son eliminados de nuestros sistemas conforme a los plazos acordados contractualmente y a lo que la legislación vigente de cada jurisdicción establezca respecto de la conservación de libros, registros y documentación respaldatoria de la actividad.

En ningún caso la finalización de la relación comercial con Rokisoft exime al cliente de sus obligaciones legales como Responsable del Tratamiento respecto de la conservación de la documentación laboral y/o personal de sus colaboradores.

Uso de cookies

Utilizamos cookies para mejorar tu experiencia en nuestra plataforma. Puedes deshabilitar y eliminar estas cookies en cualquier momento a través de la configuración de tu navegador.

Derechos de los titulares de datos

Como titular de datos personales, puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), así como limitar el uso o divulgación de tus datos y revocar tu consentimiento cuando corresponda, mediante solicitud enviada a privacy@rokisoft.com, indicando tu nombre, número de identificación y el derecho que deseas ejercer.

Rokisoft responderá dentro de los plazos previstos por la legislación aplicable y podrá requerir información adicional para verificar tu identidad.

Transferencias internacionales de datos

Tu información puede ser transferida y mantenida en infraestructura ubicada fuera de tu país, donde las leyes de protección de datos pueden diferir de las de tu jurisdicción. Nos aseguramos de que cualquier transferencia de tus datos personales cumpla con las normativas de protección de datos aplicables.

Dichas transferencias se realizan bajo garantías adecuadas y conforme a los mecanismos previstos por la legislación aplicable, asegurando un nivel de protección equivalente al exigido en el país de origen de los datos.

Medidas de seguridad

Utilizamos diversas medidas de seguridad, incluyendo herramientas de cifrado y autenticación, para proteger tus datos personales del acceso no autorizado, uso o divulgación. Implementamos prácticas reconocidas en la industria para asegurar la integridad y confidencialidad de tus datos.

Buenas prácticas de seguridad y responsabilidad del usuario

Para fortalecer la protección de la información, el Usuario asume el compromiso de cumplir con las siguientes medidas:

Custodia de claves: El Usuario es responsable de asegurar que nadie conozca su clave personal. Bajo ninguna circunstancia deberá informarla a terceros.

Gestión de contraseñas: Se recomienda cambiar la clave periódicamente, evitar secuencias lógicas o datos evidentes (fechas, documentos) y no ingresarla en presencia de terceros o sitios de dudosa procedencia.

Seguridad del sistema

Bloqueo: El sistema bloqueará el acceso tras exceder el límite de intentos fallidos para prevenir ataques de fuerza bruta.

Desconexión: Se cerrará la sesión automáticamente tras un periodo de inactividad para proteger el acceso si el usuario olvida desconectarse.

Prevención de Phishing: Rokisoft nunca solicitará información confidencial (claves, números de tarjeta) vía e-mail. El Usuario no debe responder a correos que soliciten estos datos o que contengan links sospechosos.

Protección del Dispositivo: Se recomienda al Usuario mantener su equipo protegido mediante Firewalls, actualizaciones del sistema operativo y antivirus vigentes. Asimismo, debe ser cauteloso con correos de remitentes extraños y archivos adjuntos.

Normas aplicables sobre cada país

Cumplimiento GDPR

Para titulares de datos ubicados en el Espacio Económico Europeo (EEE), Rokisoft cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, Reglamento UE 2016/679), actuando como Encargado del Tratamiento (Data Processor) bajo instrucciones del cliente, quien actúa como Responsable del Tratamiento (Data Controller).

Los titulares en el EEE tienen derecho a acceder, rectificar, suprimir, limitar, portar y oponerse al tratamiento de sus datos, incluyendo el derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas con efectos significativos. Rokisoft responderá a estas solicitudes en un plazo máximo de 30 días a través de privacy@rokisoft.com. Las transferencias de datos fuera del EEE se realizan bajo garantías adecuadas conforme al GDPR. Los titulares pueden presentar reclamaciones ante la autoridad de control competente en su país de residencia.

Modificaciones a la política de privacidad

Realizaremos actualizaciones periódicas de esta Política de Privacidad para reflejar los cambios en nuestros servicios y para cumplir con nuevos requerimientos normativos de los países donde operamos. Te notificaremos de estos cambios a través de nuestros canales habituales, como el correo electrónico o mensajes a través de las aplicaciones. En los casos que corresponda, solicitaremos nuevamente tu consentimiento.

Última actualización: 12 de enero de 2026